сентябрь 2025 • экспертная публикация • ~8–10 мин чтения

Почему актуализация документов обязательна: переход от Приказа № 115 к Приказу № 511

Да, актуализировать документы абсолютно необходимо. Более того, в большинстве случаев это не просто рекомендация, а прямая юридическая обязанность лица или организации, ответственного за их содержание.

С 1 сентября 2025 года вступил в силу Приказ Минэнерго № 511, заменивший ранее действовавший Приказ № 115. Это не формальная смена номера — изменились правила, процедуры и формы. Все документы, где есть ссылки на старые нормы, необходимо пересмотреть и привести в соответствие.

Почему актуализация обязательна?

1. Юридическая сила и действительность

Документ, который противоречит действующему законодательству, может быть признан недействительным (полностью или частично) в судебном порядке. Это означает, что вы не сможете ссылаться на него для защиты своих прав или требовать исполнения прописанных условий.

2. Избежание конфликтов и споров

Устаревшие нормы создают почву для разногласий с контрагентами, сотрудниками и государственными органами. Пример: если акт или инструкция оформлены по старому приказу, надзор вправе признать подготовку к отопительному периоду ненадлежащей.

3. Административная и иная ответственность

• Штрафы (со стороны Ростехнадзора, ГЖИ, Роспотребнадзора, налоговой и др.).
• Дисквалификация руководителя.
• Приостановка деятельности организации.
• Уголовная ответственность — в крайних случаях, например, при авариях/несчастных случаях из-за нарушения правил эксплуатации.

4. Некорректная работа бизнес-процессов

Документы — это «навигация» для персонала. Если она устарела, сотрудники действуют неэффективно, нарушают закон или работают хаотично — результатом становятся ошибки и финансовые потери.

На какие документы распространяется требование?

Правило универсально — актуализировать нужно все документы, которые содержат нормы и правила:

• Договоры и соглашения (с клиентами, поставщиками, партнёрами).
• Учредительные документы (устав и положения).
• Локальные нормативные акты:
  • Правила внутреннего трудового распорядка,
  • Положения об оплате труда и премировании,
  • Должностные инструкции,
  • Инструкции по охране труда и технике безопасности,
  • Политика обработки персональных данных.
• Техническая документация (акты готовности, оценочные листы, эксплуатационные режимы, регламенты, ссылки на нормы/формы).
• Разрешительная документация (лицензии, сертификаты — чаще требуется переоформление, а не правка текста).

Как происходит процесс актуализации?

1. Мониторинг законодательства. Назначьте ответственного (юриста, руководителя подразделения, специалиста по ОЗП) за отслеживание изменений.
2. Анализ воздействия. Определите, какие документы в вашей организации затрагиваются новыми нормами.
3. Внесение изменений. Подготовьте новую редакцию или отдельный документ «Изменения в…» (например, «Изменения в Положение об оплате труда №1»).
4. Утверждение. Утвердите изменения тем же порядком, что и исходный документ (приказом директора, решением общего собрания и т. п.).
5. Ознакомление. Все затронутые лица (сотрудники, ответственные) должны быть под подпись ознакомлены с изменениями — это критично для вступления изменений в силу.
6. Хранение. Обеспечьте доступность актуальной версии для всех, кого она касается, и изымите устаревшие версии из оборота.

Есть ли исключения?

Исключения редки и носят технический характер. Например, если новая норма прямо говорит, что она не распространяется на правоотношения, возникшие до её вступления в силу («обратная сила»). Но даже тогда для всех новых действий и договоров применяется уже новая редакция правил.

Вывод

Актуализация документов при изменении норм — это не формальность, а обязательная и непрерывная процедура для поддержания юридической чистоты, законности деятельности и минимизации рисков. Переход с Приказа №115 на №511 — наглядный пример: документы по старым правилам больше не отвечают требованиям. Их необходимо пересмотреть и обновить.

Игнорирование актуализации неизбежно ведёт к проблемам: от претензий надзорных органов и штрафов до остановки деятельности. Вовремя обновлённые документы — это экономия ресурсов, нервов и денег.